昆明
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项目名称：实习人员纸质档案电子数据归档服务采购项目
发布日期：2025年12月26日
一、项目概况
昆明市律师协会拟对实习人员纸质档案进行电子数据归档，实现“纸质档案规范化归档、电子档案可追溯检索”，现面向社会公开询价，诚邀具备相关资质和能力的供应商参与。
二、采购服务内容
（一）数据整理与扫描：对10000册实习人员纸质档案（包括但不限于实习申请材料、培训记录、考核文件等，单册含5-200页不等，总页数约7-10万页）进行高清扫描，确保图像清晰、完整。
（二）数字化处理：按照《纸质档案数字化技术规范》对扫描文档进行数字化处理，生成符合要求的电子文件，确保数据的准确性、完整性和一致性，与纸质档案内容完全一致。
（三）数据整理与分类：对扫描后的电子数据进行分类整理，建立规范的档案目录和索引，便于快速检索和查询。
（四）数据存储与安全备份：提供安全可靠的数据存储和备份方案，确保电子数据的长期保存和可访问性。
三、采购服务要求
（一）扫描合格率：≥99.5%（无漏扫、错扫、模糊页）
（二）电子档案命名准确率：100%（与纸质档案编号完全匹配）
（三）双备份完成率：100%（本地服务器+云端/移动硬盘同步备份）
（四）纸质档案归档完好率：100%（无损坏、丢失，分类清晰）
（五）遵守相关法律法规，采取必要的安全措施。保护档案数据的保密性、完整性和可用性。
四、供应商资格要求
（一）具备独立承担民事责任的能力，提供有效的营业执照副本复印件。
（二）具有档案数字化服务相关经验，提供至少2个类似项目业绩证明。
（三）具备专业的档案扫描、数据处理、备份设备和技术人员，能够满足项目需求。
（四）未被列入“信用中国”失信被执行人、企业经营异常名录、税收违法黑名单；“中国政府采购网”未有政府采购严重违法失信行为信息记录。
五、工作步骤及时限要求
（一）第一阶段：档案接收与清点（1-2个工作日）
对接档案保管部门，按“年份（20XX-20XX）-实习部门（如技术部/人事部）-实习批次（如2024年3月批次）”分类接收档案，填写《档案接收清点表》，明确每类档案册数、缺损情况（如缺页、破损），双方签字确认。
对破损严重的档案（如撕裂、水渍页）单独标记，移交档案整理员优先修复，避免扫描时二次损坏。
（二）第二阶段：档案整理与预处理（3-8个工作日，同步穿插后续流程）
1. 分类编号：按“年份-部门代码-批次-序号”编制唯一档案号（如2024-JS-03-001），贴于档案封面右上角，同时录入《档案信息登记表》（含姓名、实习时间、档案页数、档案号）。
2. 修复处理：对轻微折损页，用压平机压平；对粘连页，用无酸分离剂轻轻分离；对破损页，用无酸胶带修补（避免覆盖文字）；对非A4尺寸档案（如A3、小纸条），统一折叠至A4尺寸（折叠处避开文字）或用A4白纸衬托扫描。
3. 剔除冗余：删除重复页（如重复提交的考核表）、无关页（如私人笔记），剔除前需经项目负责人确认，并在《档案处理记录表》注明。
（三）第三阶段：扫描采集（第15-22个工作日，与整理同步推进）
1. 设备调试：每日扫描前，调试高速扫描仪参数——分辨率300dpi（文字档案清晰标准）、色彩模式“黑白”（减少文件体积，便于存储）、扫描模式“自动进纸”（双面档案设为“双面扫描”）、文件格式“PDF”（单册档案生成1个PDF，禁止拆分）。
2. 批量扫描：按档案号顺序批量扫描，每扫描50册暂停一次，核对扫描页数与《档案信息登记表》记录页数是否一致（如登记表记录10页，扫描后PDF显示9页，需重新扫描补漏）。
3. 命名规范：扫描完成后，按“档案号-姓名-实习部门”命名PDF文件（如2024-JS-03-001-张三-技术部），存入临时文件夹（按年份分文件夹存储，避免混乱）。
（四）第四阶段：质检与校对（10-20个工作日）
1. 一级质检（扫描操作员自检）：逐册检查PDF文件，确认无黑边（用扫描软件“去黑边”功能处理）、无倾斜（倾斜角度＞5°需重新扫描）、无模糊（文字无法辨认需重扫）、无漏扫（对照纸质档案逐页核对），合格后标注“自检通过”，不合格件单独存放并标注问题（如“第3页模糊”）。
2. 二级质检（项目负责人抽检）：每日按20%比例抽检已自检通过的档案（约140册/天），重点检查命名准确性、页数一致性、关键信息清晰度（如考核成绩、签字页），发现问题立即退回操作员重新处理，并记录《质检问题整改表》，整改后需二次复检。
3. 最终核验：所有档案扫描完成后，项目负责人组织全员进行“交叉核验”，每人负责1400册，核对电子档案与纸质档案的对应关系，确保无错配、无遗漏。
（五）第五阶段：电子档案存档与备份（15-20个工作日）
1. 本地存储：将合格的电子档案按“年份-部门-批次”层级建立文件夹（如“2024→技术部→03批次→2024-JS-03-001-张三-技术部.pdf”），存入指定本地服务器（提前确认服务器存储空间≥50GB，满足7-10万页PDF存储需求），并设置访问权限（仅档案管理员、项目负责人可编辑，其他人员只读）。
2. 云端备份：将本地服务器的电子档案同步至企业指定云端存储（如阿里云、企业网盘），同步完成后随机抽查100册档案，确认云端文件可正常打开、与本地文件一致。
3. 移动硬盘备份：将全部电子档案复制至2块2TB移动硬盘（采用“一主一备”模式，主盘存放于档案管理室，备盘存放于异地保险柜），复制完成后用“MD5校验工具”验证文件完整性，避免复制错误。
总时限要求：自进场之日起不超过70个工作日。
六、报价要求
（一）报价：应包含服务费用、设备使用费、数据存储备份费、人工费、税费、食宿费等所有相关费用，以人民币为单位。
（二）本采购项目预算上限为22万元，报价超过人民币22万元的将被视为无效报价。
（三）报价文件：应包含详细的费用清单、服务方案、服务时间、技术参数等。
（四）报价截止时间：2026年1月9日14时前。
七、报价文件组成
1. 报价表；
2. 营业执照副本复印件；
3. 业绩证明材料；
4. 服务方案及技术、时限参数说明；
5. 法定代表人身份证复印件及授权委托书（如有）；
6. 其他相关资质证明文件。
八、报价文件提交方式及提交时间
报价文件采用现场提交，有意向的服务供应商请于2026年1月9日14时前将报价文件密封后提交至昆明市官渡区关上街道官渡409路中国铁建西派国际中心9楼昆明市律师协会办公室。
联系人：温净
联系电话：0871-64661136
采购人地址：昆明市官渡区关上街道官渡409路中国铁建西派国际中心9楼昆明市律师协会
九、成交供应商的确定
报价人不少于三家（包括三家）进入评审程序。本项目采用现场评审，最终根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商。采购人将组建评审小组于报价文件提交截止时间后两日内评审完成并确定成交供应商。
十、付款方式
扫描采集工作结束后支付50%的款项，档子档案存档备份完成并验收合格后支付40%的款项，剩余10%的费用待验收合格且电子数据正常运行满三个月后支付。
昆明市律师协会保留对本公告的最终解释权。
昆明市律师协会
2025年12月26日
